Este obligatoriu să ai un POS în restaurantele din România?

Digitalizarea metodelor de plată a transformat complet modul în care consumatorii interacționează cu afacerile, în special în sectorul HoReCa. Cu toate acestea, mulți proprietari de restaurante din România încă se întreabă dacă este obligatoriu să aibă un terminal POS pentru a încasa plăți de la clienți. În acest articol, analizăm cadrul legal din România, avantajele acceptării plăților cu cardul și tendințele care modelează viitorul industriei.

Cadrul legal privind utilizarea POS-urilor în România

Legislația actuală și obligațiile legale pentru restaurante

În prezent, în România, legislația prevede obligativitatea acceptării plăților cu cardul pentru firmele care desfășoară activități de comerț cu amănuntul sau prestări de servicii, inclusiv restaurantele, dacă acestea încasează anual în numerar peste 50.000 lei.

Această obligație este reglementată prin OUG nr. 193/2002, care prevede următoarele:

„Persoanele juridice care desfăşoară activităţi de comerţ cu amănuntul şi cu ridicata, aşa cum acestea sunt definite de Ordonanţa Guvernului nr. 99/2000 privind comercializarea produselor şi serviciilor de piaţă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cele care desfăşoară activităţi de prestări de servicii, care realizează în cursul unui an încasări în numerar cu o valoare mai mare de 50.000 lei, au obligaţia să accepte ca mijloc de plată cardurile de debit, de credit sau preplătite, prin intermediul unui terminal POS şi/sau al altor soluţii moderne de acceptare, inclusiv aplicaţii ce facilitează acceptarea plăţilor electronice.”

În plus, începând cu 16 iunie 2024, toți comercianții – inclusiv micii comercianți – trebuie să permită clienților să plătească cu cardul sau prin alte instrumente de plată electronică. Această măsură vizează o gamă largă de afaceri:

• Magazinele, supermarketurile și afacerile care vând produse sau servicii

• Restaurantele, cafenelele și afacerile din domeniul alimentației publice

• Hotelurile, având în vedere că primesc un număr ridicat de oaspeți, inclusiv străini

• Companiile care emit facturi, deoarece clienții vor avea opțiunea de a plăti în siguranță cu cardul

Prin urmare, restaurantele nu doar că se încadrează în prevederile deja existente, dar devin parte activă dintr-o mișcare mai amplă spre digitalizare și accesibilitate a plăților electronice.

Obligația de a accepta numerar

Pe de altă parte, toate restaurantele din România sunt obligate să accepte plăți în numerar, indiferent de nivelul cifrei de afaceri. Refuzul plăților cash, fără un motiv justificat, poate constitui contravenție.

Există o sumă minimă pentru plata cu cardul într-un restaurant?

Legea din România nu stabilește o sumă minimă legală pentru acceptarea plăților cu cardul. Cu toate acestea, unele restaurante pot impune o valoare minimă per tranzacție, de obicei pentru a acoperi comisioanele percepute de furnizorul serviciului de plată.

Este important ca această limită să fie afișată clar și vizibil pentru clienți, de exemplu la intrare sau în meniuri, astfel încât să nu existe confuzii sau conflicte.

Ce se întâmplă dacă un restaurant nu acceptă plata cu cardul?

Deși nu toate restaurantele sunt obligate prin lege să accepte plata cu cardul, refuzul acestui tip de plată poate avea consecințe negative pentru afacere. Tot mai mulți clienți aleg să evite locurile unde nu pot plăti cu cardul sau telefonul.

Pe termen lung, acest comportament poate duce la pierderea clienților, recenzii negative și afectarea reputației. De aceea, este recomandat ca restaurantele să fie transparente și să informeze clar clienții despre metodele de plată acceptate. Lipsa acestei transparențe poate genera conflicte care afectează imaginea localului.

Avantajele acceptării plăților cu cardul în restaurante

Deși nu este obligatoriu pentru toate restaurantele, acceptarea plăților cu cardul aduce numeroase beneficii, care contribuie atât la satisfacția clienților, cât și la eficiența afacerii:

Experiență mai bună pentru client

Clienții apreciază din ce în ce mai mult rapiditatea și comoditatea la momentul plății. Plata cu cardul, telefonul sau ceasul inteligent reduce timpul de așteptare, evită cozile și îmbunătățește imaginea localului.

Creșterea vânzărilor

Studiile arată că oamenii tind să cheltuie mai mult atunci când plătesc cu cardul, în comparație cu plata cash. Eliminarea barierei numerarului poate duce la creșterea valorii bonului mediu și la fidelizarea clienților.

Siguranță și mai puțină manipulare de numerar

Plățile digitale reduc riscul de furt, pierderi sau greșeli de casă. În plus, ușurează contabilitatea și închiderea turelor, economisind timp pentru personalul localului.

Ce tip de POS este recomandat pentru restaurante?

POS mobil: flexibilitate maximă

POS-urile mobile sunt foarte populare în HoReCa, deoarece permit încasarea direct la masă sau pe terasă, fără ca ospătarii sau clienții să se deplaseze. Sunt ideale pentru restaurante cu serviciu dinamic și zone exterioare.

Tap to Pay: încasează direct de pe telefon

O soluție tot mai adoptată este Tap to Pay, care permite acceptarea plăților contactless direct de pe un smartphone Android, fără terminal fizic. Este ideală pentru restaurante cu mulți ospătari, livrări la domiciliu sau care doresc să reducă costurile.

POS integrat cu sistemul de gestiune

Multe restaurante aleg terminale de plată care se integrează cu sistemul de gestiune (comenzi, mese, note de plată). Această integrare reduce erorile, accelerează procesul și eficientizează închiderea de zi.

Kioskuri de autoservire: eficiență și modernizare

Inspirate de lanțurile de fast-food, kiosk-urile permit clientului să comande și să plătească singur. Acestea reduc cozile, eliberează personalul pentru sarcini mai importante și îmbunătățesc experiența clientului în localuri cu flux mare.

Aspecte de luat în considerare la implementarea unui POS

Alegerea furnizorului potrivit

Caută un furnizor care oferă soluții dedicate pentru HoReCa, cu suport tehnic rapid, metode de plată moderne (QR, Tap to Pay) și compatibilitate cu sistemul tău actual. Nu uita să verifici nivelul de securitate, calitatea serviciului clienți și flexibilitatea oferită.

Costuri și comisioane

Un POS poate avea costuri fixe și variabile. Compară comisioanele per tranzacție, chiria echipamentului, taxele de mentenanță și eventualele promoții pentru a alege cea mai bună ofertă.

Metode de plată: cu cât mai multe, cu atât mai bine

Un POS modern ar trebui să accepte carduri cu cip și bandă magnetică, plăți contactless NFC și aplicații mobile (Apple Pay, Google Pay). Dacă publicul tău o cere, adaugă și metode alternative ca plăți cu QR code sau portofele electronice locale.

Instruirea personalului

Asigură-te că echipa ta știe cum să folosească terminalul, cum să gestioneze problemele și să ofere o experiență fluidă clientului, mai ales în momentele aglomerate. O echipă pregătită oferă încredere și profesionalism.

Tendințe actuale în metodele de plată în restaurante

Creșterea plăților contactless și mobile

Tot mai mulți oameni folosesc carduri contactless, telefoane și smartwatch-uri pentru a plăti. Aceste metode sunt rapide, sigure și preferate mai ales de clienții tineri.

Conform unui sondaj realizat de PaynoPain, 66% dintre clienții restaurantelor preferă să plătească cu telefonul (Apple Pay sau Google Pay), urmat de cardul contactless (25%) și codurile QR (18%). Numerarul este preferat de doar 10%.

Adaptarea la noile preferințe ale clienților

Adoptarea metodelor moderne de plată, precum Bizum, coduri QR sau aplicații de loializare, poate face diferența între a pierde sau câștiga un client. Adaptarea este esențială într-un sector în continuă schimbare.

Este recomandat să ai POS în restaurant?

Chiar dacă nu este obligatoriu pentru toate restaurantele din România, a avea un POS este, fără îndoială, o alegere inteligentă. Comportamentul de consum s-a schimbat, iar flexibilitatea în metodele de plată poate fi un factor decisiv pentru client.

Soluții POS pentru HoReCa

Dacă vrei să modernizezi și să accelerezi plățile în restaurantul tău, ești în locul potrivit. Oferă-le clienților tăi confortul de a plăti cu cardul și alte metode moderne. Completează formularul de mai jos, iar echipa noastră te va contacta pentru a afla mai multe despre afacerea ta. Împreună vom găsi cea mai potrivită soluție pentru nevoile tale.