¿Qué es VeriFactu y por qué es importante para tu facturación?

¿Qué es VeriFactu?

Definición de VeriFactu

VeriFactu es un nuevo sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) por el Real Decreto 1007/2023, que establece cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación utilizados por autónomos y pymes.

Este sistema obliga a que toda factura emitida genere un registro de facturación seguro, que incluya mecanismos como la firma electrónica y una huella digital encadenada (hash). Su objetivo es garantizar la autenticidad de cada factura, asegurando asimismo su integridad y trazabilidad. Gracias a esto se consigue evitar su modificación o eliminación. 

Elementos clave de las facturas con VeriFactu

Cómo identificar una factura VeriFactu

El nuevo modelo de factura de VeriFactu incorpora ciertos elementos clave, más allá de los datos requeridos en cualquier factura legal genérica. 

• Un código QR con una serie de datos identificativos
• La referencia al sistema VeriFactu, que certifica que dicha factura ha sido generada con un sistema de emisión de facturas verificable 
• Un identificador único que asegura la integridad de la factura y evita modificaciones no autorizadas, también conocido como huella digital o hash
• Una numeración ininterrumpida para garantizar la trazabilidad de todas las facturas emitidas

Esto va a permitir que tanto a los clientes, como a la propia AEAT, puedan comprobar fácilmente la validez y el origen de cada factura.

¿Cuál es el objetivo de VeriFactu?

Transparencia en el proceso de facturación

El principal objetivo de VeriFactu es prevenir el fraude fiscal, eliminando el uso del llamado “software de doble uso”, es decir, programas diseñados para llevar una contabilidad oculta o paralela.

Con esta normativa, la AEAT busca:

• Aumentar la transparencia en la actividad económica
• Facilitar la digitalización y automatización de los procesos de facturación
• Promover un entorno más seguro y fiable

A través de este cambio de sistema, se busca garantizar tres principios clave:

• Integridad: El contenido de la factura no puede ser alterado una vez emitida.

• Trazabilidad: Se puede seguir el rastro de cada factura gracias a su encadenamiento con la anterior y la posterior.
• Inalterabilidad: Los registros generados no se pueden borrar sin dejar una evidencia clara de manipulación.

En general, VeriFactu supone un avance hacia un sistema fiscal en el que la tecnología juega un papel clave para asegurar una actividad económica controlada y moderna. 

¿A quién afecta?

Sujetos obligados por la normativa VeriFactu

El nuevo sistema VeriFactu aplica a cualquier persona o empresa que lleve a cabo una actividad económica en territorio español, tanto si declara sus ingresos a través del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades.

En territorios forales, esta normativa convivirá con sus sistemas propios y se usará uno u otro dependiendo de dónde se tribute. Las empresas que estén acogidas al Suministro de Información Inmediata (SII) no están obligadas puesto que se entiende que ya cumplen con ello, aunque deben asegurar que su software cumple con todas las especificaciones del Real Decreto 1007/2023.

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

•  29 de julio de 2025: Es la fecha para la que los fabricantes de softwares de facturación deben tener sus programas adaptados al nuevo sistema de facturación electrónica, Verifactu.
• 1 de enero de 2026: A partir de esta fecha, VeriFactu será obligatorio para sociedades y personas jurídicas sujetas al Impuesto de Sociedades. Estas estarán obligadas a emitir facturas mediante sistemas verificables que cumplan VeriFactu. Pueden enviarlas en tiempo real a la AEAT, que es la opción más recomendable, o conservar los registros según el reglamento y asegurar que la AEAT pueda acceder a ellos en cualquier momento.
• 1 de julio de 2026: Desde esta fecha, la obligación se extiende a aquellos profesionales y negocios que no están sujetos a Sociedades. Su obligatoriedad para autónomos y pymes completará su implantación y conseguirá cubrir casi la totalidad de emisores de facturas en España.

También es importante destacar que, hasta la llegada de la obligatoriedad, enviar las facturas a la AEAT de forma inmediata es optativo, pero las empresas sí deben contar con el software adaptado y certificado antes de la llegada de la fecha límite. En este contexto, Hacienda ha habilitado un entorno anticipado para poder hacer pruebas y que los negocios se familiaricen con los nuevos sistemas antes de la exigencia oficial.

¿Qué obligaciones tienen los autónomos y las pymes?

1. Uso obligatorio de software adaptado

Autónomos y pymes deben utilizar un sistema informático de facturación compatible con VeriFactu, y no se permiten las facturas generadas sin software certificado. Los desarrolladores de software deberán emitir una “declaración responsable” que certifique que su sistema cumple con la normativa. 

2. Generación automática de registros

Cada vez que se emite, anula o modifica una factura, el sistema debe crear un registro automático que incluya datos clave y medidas de seguridad como un identificador único y un sello digital. Las facturas deben estar encadenadas criptográficamente para garantizar su trazabilidad y evitar manipulaciones.

3. Facturas con código QR y sello VeriFactu

Todas las facturas, ya sean completas o simplificadas, deberán incluir un código QR con la información esencial y la marca Verifactu, que permitirá su verificación en la sede electrónica de la AEAT.

4. Envío inmediato a la AEAT o conservación segura

 Existen dos formas de operar:

• Modo VeriFactu (recomendado): los registros se envían automáticamente a la AEAT al emitir cada factura. Esto asegura el cumplimiento total en cuanto a integridad, trazabilidad y conservación. Además, Hacienda custodia los datos, lo que ofrece un respaldo adicional.

• Modo no VeriFactu: no se envía la información en tiempo real, pero los registros deben almacenarse de forma segura y firmados digitalmente. Estos registros deben estar disponibles en cualquier momento para la AEAT en caso de inspección.

5. Registro inviolable de eventos

El sistema debe conservar un historial inviolable de todas las operaciones realizadas: creación, modificaciones, anulaciones o ajustes de fecha y hora. Estos registros deben mantenerse hasta que prescriban las obligaciones fiscales.

6. Actualizaciones certificadas y sin fraudes

Cualquier actualización del software debe seguir garantizando el cumplimiento de la normativa. Está prohibido incorporar funciones que permitan manipular la información. Incumplir estas obligaciones puede conllevar sanciones. 

VeriFactu en la práctica: ventajas y sanciones

Ventajas de implantar el sistema VeriFactu

Adoptar VeriFactu puede suponer una mejora significativa en la gestión y transparencia de los negocios. Estas son algunas de sus principales ventajas:

1. Más control y menos fraude

El registro inmediato de las facturas permite a Hacienda conocer la actividad económica en tiempo real, que es especialmente útil en operaciones en efectivo. Esto reduce las posibilidades de llevar una “caja B” y dificulta prácticas fraudulentas, ya que cada venta queda reflejada con la fecha y hora exactas.

2. Confianza para el cliente

Las facturas llevarán un código QR que el cliente podrá escanear para comprobar que la operación ha sido correctamente registrada. Esto aporta transparencia y refuerza la imagen del negocio como un comercio cumplidor.

3. Menos carga administrativa

Al estar todo digitalizado, se reduce la posibilidad de errores y las tareas repetitivas.

Sanciones por incumplimiento de VeriFactu

No cumplir con los requisitos de VeriFactu implica el pago de multas considerables:

• Desarrolladores de software fraudulento: hasta 150.000 € por programa y ejercicio
  

• Empresas o autónomos que no usen software adaptado: hasta 50.000 € por ejercicio

Es muy importante saber que estas multas son independientes de las que puedan imponerse por fraude fiscal. Además, retrasar la adaptación de VeriFactu puede desencadenar en sanciones e inspecciones adicionales.